Algemene voorwaarden

Algemene Voorwaarden iQ Events te Delft
Algemene voorwaarden van dienstverlening en uitvoering van werkzaamheden door iQ Events BV gevestigd te; Buitenwatersloot 333, 2614 GS te Delft. Ingeschreven bij de kamer van Koophandel te ’s-Gravenhage onder nummer 27367261, aldaar gedeponeerd.

Artikel 1 - Definities
1. In deze voorwaarden wordt onder opdrachtgever verstaan: iedere (rechts)persoon die bij iQ Events een boeking heeft gedaan / opdracht heeft gegeven of dit nog wenst te doen.

2. In deze voorwaarden wordt onder de overeenkomst verstaan: de opdrachtbevestiging aan iQ Events tot het volledig of voor een deel organiseren / verzorgen van een evenement, evenals elke vorm van dienstverlening door iQ Events die met haar opdrachtgever overeen is gekomen.

3. In deze voorwaarden wordt onder evenement verstaan: alle activiteiten die, in overeenstemming met de opdrachtgever, door iQ Events worden georganiseerd/verzorgd.

4. In deze voorwaarden wordt onder deelnemer verstaan: een (potentiële) consument, gast, medewerker of relatie van opdrachtgever.

5. In deze voorwaarden wordt onder offerte verstaan: een vrijblijvende schriftelijke aanbieding van iQ Events voor een potentiële opdrachtgever.

6. In deze voorwaarden wordt onder dag verstaan: een werkdag, tenzij deze valt op een algemeen erkende, door de overheid voorgeschreven rust- of feestdag.

Artikel 2 - Toepasselijkheid van deze voorwaarden
1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten tussen iQ Events en haar opdrachtgever.

2. Deze voorwaarden zijn tevens van toepassing op de opdrachtgever die ten behoeve van derden de overeenkomst aangaat.

3. Indien in deze voorwaarden een bepaling staat die in strijd is met toepasselijke wetten of verdragen, overheidsvoorschriften, vereisten of opdrachten waarvan niet bij overeenkomst tussen partijen mag worden afgeweken, is de betreffende bepaling nietig. De overige bepalingen behouden hun geldigheid.

Artikel 3 - Totstandkoming overeenkomst en wijzigingen
1. Alle (prijs)aanbiedingen, offertes en dergelijke van iQ Events zijn geheel vrijblijvend, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

2. De prijzen in hierboven genoemde (prijs)aanbiedingen, offertes en dergelijke zijn exclusief BTW en in euro’s, tenzij anders is aangegeven.

3. Indien tijdens de uitvoering van de overeenkomst blijkt dat het voor een goede uitvoering noodzakelijk is om de te verrichten werkzaamheden te wijzigen of aan te vullen, zullen partijen tijdig en in onderling overleg de overeenkomst schriftelijk en naar behoren aanpassen.

4. Wanneer wijzigingen in de overeenkomst leiden tot een verhoging of verlaging van de kosten dient een daaruit voortvloeiende prijswijziging schriftelijk door de betrokken partijen overeengekomen te worden.

5. Voor de organisatie/verzorging van een evenement of promotie of elke andere vorm van dienstverlening door iQ Events, die vanwege hun aard of beperkte omvang niet vooraf zijn gegaan met een offerte en overeenkomst, wordt de factuur als opdrachtbevestiging beschouwd. In dat geval dient de factuur de overeenkomst juist en volledig weer te geven.

6. Indien er een overeenkomst tot stand komt tussen iQ Events en twee of meerdere opdrachtgevers zijn deze opdrachtgevers ieder hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van de uit de overeenkomst voortvloeiende verplichtingen.

Artikel 4 - Uitvoering van de overeenkomst
1. iQ Events zal de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen en in overeenstemming met de eisen van goed vakmanschap uitvoeren.

2. Voor een goede uitvoering van de overeenkomst behoudt iQ Events het recht om bepaalde werkzaamheden te laten verrichten door derden.

3. De opdrachtgever dient er zorg voor te dragen dat alle gegevens, waarvan iQ Events aangeeft dat deze noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de overeenkomst, voor het overeengekomen tijdstip aan iQ Events worden verstrekt. Indien de benodigde gegevens niet op tijd aan iQ Events verstrekt zijn, heeft iQ Events het recht om de uitvoering van de overeenkomst tijdelijk op te schorten dan wel te ontbinden. De extra kosten die uit de vertraging voortvloeien worden, volgens gebruikelijke tarieven, aan de opdrachtgever in rekening gebracht.

4. iQ Events is niet aansprakelijk voor schade van welke aard ook die ontstaan is door verstrekking van onvolledige of onjuiste informatie door de opdrachtgever.

5. Vracht -en verpakkingskosten zijn ten laste van de klant. Elk transport, ongeacht of dit door iQ Events zelf of door een vervoerder geschiedt, is voor rekening en risico van de opdrachtgever.

6. Opslag, zowel binnen de gebouwen van iQ Events als bij derden, van de zowel door iQ Events geleverde en geproduceerde goederen als de eigen goederen van de opdrachtgever geschieden op het risico van de opdrachtgever. Opdrachtgever dient zelf zorg te dragen voor de verzekering tegen alle mogelijke schadegevallen.

Artikel 5 - Geheimhouding en intellectueel eigendom
1. Alle betrokken partijen zijn verplicht tot geheimhouding, van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van hun overeenkomst van elkaar of uit andere bron hebben verkregen, wanneer dit uitdrukkelijk is benadrukt door één van de betrokken partijen.

2. Alle informatie, zoals offertes, adviezen, concepten, ideeën, rapporten, ontwerpen etc., die verstrekt worden door iQ Events aan de opdrachtgever, zijn uitsluitend bestemd om te worden gebruikt door de opdrachtgever alleen en in samenwerking met iQ Events. Deze mogen niet zonder voorafgaande toestemming van iQ Events openbaar worden gemaakt of ter kennis aan derden worden gebracht.

3. In geval van inbreuk op dit artikel heeft iQ Events van rechtswege en zonder enige ingebrekestelling recht op een forfaitaire schadevergoeding van € 15.000 per inbreuk, onverminderd haar recht op een hogere te bewijzen schadevergoeding.

Artikel 6 - Deelnemers, evenement, of verkoopsom
1. De deelnemers-, evenement-, verkoopsom is vooraf overeengekomen en bevestigd.

Artikel 7 - Betaling
1. Bij de totstandkoming van de overeenkomst dient een bedrag (aanbetaling) te worden voldaan dat gelijk is aan 75% van de totaal overeengekomen som van het evenement (de “Evenementsom”), tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.

2. De aanbetaling moet uiterlijk 14 dagen na ondertekening van de overeenkomst op een door iQ Events aangegeven wijze zijn bijgeschreven.

3. De restbetaling dient te geschieden binnen 14 dagen na uitvoering van het evenement of promotieopdracht op een door iQ Events aangegeven wijze in de valuta waarin is gefactureerd, tenzij anders schriftelijk is overeengekomen.

4. Indien de overeenkomst binnen 21 dagen voor aanvang van het evenement of promotie wordt aangegaan, dient de aanbetaling binnen vijf werkdagen na ondertekening van de overeenkomst op een door iQ Events aangegeven wijze te zijn bijgeschreven.

5. Bij een niet tijdige betaling is de opdrachtgever automatisch in verzuim. De opdrachtgever heeft dan alsnog de mogelijkheid het verschuldigde bedrag binnen 7 werkdagen te voldoen. Indien ook dan betaling uitblijft, wordt de overeenkomst geacht te zijn geannuleerd op de dag van verzuim. iQ Events heeft het recht om de daarvoor verschuldigde annuleringskosten in rekening te brengen. In dat geval zijn de bepalingen van artikel 9 (annulering door opdrachtgever) van toepassing en worden de al betaalde gelden met de annuleringskosten verrekend. In geval van verzuim of late betaling is tevens artikel 16 (rente en incassokosten) van toepassing.

6. Opdrachtgever aanvaardt en erkent dat de al geleverde goederen eigendom van iQ Events blijven tot de koopprijs in hoofdsom, kosten en eventuele overige aan iQ Events verschuldigde bedragen volledig zijn voldaan.

Artikel 8 - Wijzigingen door opdrachtgever
1. Na ondertekening van de overeenkomst kan de opdrachtgever verzoeken om wijzigingen in de overeenkomst aan te brengen. Tot 28 werkdagen voor aanvang van het evenement zullen deze wijzigingen voor zover mogelijk worden aangebracht en in dat geval schriftelijk door iQ Events worden bevestigd.

2. Hiervoor geldt de voorwaarde, dat de opdrachtgever de gewijzigde deelnemers-, evenement-, promotie- of verkoopsom conform de regeling van artikel 7 (betaling) en onder aftrek van de al betaalde gelden voldoet. Tevens dient de opdrachtgever eventuele communicatiekosten te voldoen.

3. Over het verzoek tot wijziging wordt zo spoedig mogelijk beslist. Wanneer er sprake is van een afwijzing, wordt dit rechtstreeks aan de opdrachtgever met redenen toegelicht. De opdrachtgever kan de huidige overeenkomst handhaven of de overeenkomst annuleren. In het laatste geval is artikel 9 van toepassing. Wanneer de opdrachtgever geen reactie geeft op de afwijzing van zijn verzoek dan wordt de oorspronkelijke overeenkomst uitgevoerd.

4. Vanaf 28 dagen voor de dag van aanvang van het evenement is wijziging van de overeenkomst niet meer mogelijk.

Artikel 9 - Annulering door opdrachtgever
1. De opdrachtgever is niet gerechtigd het voorgenomen evenement te annuleren, tenzij hij de nader in artikel 9.2 omschreven annuleringskosten (“Annuleringskosten”) aan iQ Events vergoedt. Annulering dient schriftelijk en gedateerd te gebeuren.

2. Indien het annulering betreft van een aantal deelnemers (maximaal 20% van het oorspronkelijk aangegeven aantal deelnemers) van het evenement, waarbij het evenement wel doorgang heeft, restitueert iQ Events een met dit aantal deelnemers evenredig deel van de kosten van leveranciers.

3. In geval van annulering is de opdrachtgever de navolgende Annuleringskosten verschuldigd aan iQ Events:

- 12 tot 6 maanden voor evenement, 50% van de Evenementsom;

- 6 tot 4 maanden voor evenement, 60% Evenementsom;

- 4 tot 2 maanden voor evenement, 70% Evenementsom;

- 2 tot 1 maand voor evenement, 80%Evenementsom;

- 4 tot 3 weken voor evenement, 90% Evenementsom;

- 3 tot 2 weken voor evenement, 95% Evenementsom;

- minder dan 2 weken voor evenement, 100% Evenementsom. Indien binnen de hier aangegeven perioden de werkelijk gemaakte kosten de annuleringskosten overstijgen, dient dit meerdere te worden voldaan.

4. Het door opdrachtgever ter zake van annulering eventueel aan iQ Events te betalen bedrag is zonder ingebrekestelling en direct opeisbaar verschuldigd. Voor de bepaling van de omvang van de ingeval van annulering door opdrachtgever aan iQ Events te betalen of van iQ Events te ontvangen bedragen is de administratie van iQ Events beslissend.

5. Een annulering door de opdrachtgever wordt alleen in behandeling genomen op werkdagen tijdens kantooruren. Annuleringen buiten kantooruren worden verricht op de eerstvolgende werkdag.

6. Indien na mondelinge bevestiging van de opdrachtgever het project in de voorbereidingstijd wordt geannuleerd, dienen de gemaakte kosten van iQ Events door de opdrachtgever voldaan te worden.

Artikel 10 - Opzegging door iQ Events
1. iQ Events heeft het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen, indien sprake is van overmacht (artikel 14).

Artikel 11 - Wijziging, eventueel gevolgd door opzegging iQ Events
1. iQ Events heeft het recht de overeengekomen dienstverlening op een of meerdere wezenlijke punten te wijzigen wegens gewichtige omstandigheden:

2. Het betreft dan omstandigheden op grond waarvan van iQ Events niet verder kan worden verwacht gebonden te zijn aan de overeenkomst en dit in redelijkheid niet van iQ Events kan worden gevergd.

3. Indien de oorzaak van de wijziging aan de opdrachtgever kan worden toegerekend, komt hieruit voortvloeiende schade voor rekening van de opdrachtgever.

4. Indien iQ Events door een wijziging geld bespaart, heeft de opdrachtgever voor zijn deel recht op het bedrag van besparing.

5. iQ Events mag de overeenkomst ook op een niet wezenlijk punt wijzigen bij gewichtige omstandigheden. De opdrachtgever dient hierover schriftelijk op de hoogte gesteld te worden. In dat geval kan de opdrachtgever de wijziging slechts afwijzen indien de wijziging grote nadelige gevolgen heeft.

6. Indien na aanvang van het evenement blijkt dat een belangrijk deel van de overeengekomen diensten niet verleend zijn of verleend kunnen worden door iQ Events, dan zorgt iQ Events voor een passend alternatief met het oog op een goed verloop van het evenement.

Artikel 12 - Aansprakelijkheid
1. iQ Events is verplicht tot uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de verwachtingen die de opdrachtgever op grond van de overeenkomst redelijkerwijze mocht hebben.

2. Indien het evenement niet verloopt in overeenstemming met de in lid 1 bedoelde verwachtingen, dient de opdrachtgever dit binnen zeven werkdagen na ontdekking doch uiterlijk binnen 10 werkdagen na afloop van het evenement schriftelijk te melden aan iQ Events.

3. Indien een klacht gegrond is, zal iQ Events de werkzaamheden alsnog verrichten zoals overeengekomen, tenzij dit intussen voor de opdrachtgever aantoonbaar zinloos is geworden. Dit dient dan door de opdrachtgever schriftelijk kenbaar te worden gemaakt.

4. Indien het alsnog verrichten van de overeengekomen dienstverlening niet meer mogelijk of zinvol is, is iQ Events verplicht eventuele schade te vergoeden, tenzij de tekortkoming in de nakoming niet aan iQ Events is toe te rekenen, noch aan de persoon of instantie van wie iQ Events bij de uitvoering van de overeenkomst gebruik heeft gemaakt, omdat:

a) de tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst is toe te rekenen aan de opdrachtgever of deelnemer; of

b) de tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst niet kon worden voorzien of niet kon worden opgeheven en toe te rekenen is aan een derde die niet bij de levering van de in de overeenkomst begrepen diensten is betrokken; of

c) de tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst te wijten is aan een gebeurtenis die iQ Events of degene van wiens hulp zij bij de uitvoering van de overeenkomst gebruik maakt, met inachtneming van alle mogelijke zorgvuldigheid niet kon voorzien of verhelpen; of

d) de tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst te wijten is aan overmacht als bedoeld in artikel 14.

5. iQ Events zal niet aansprakelijk worden gesteld, indien de opdrachtgever de mogelijkheid heeft zich ter zake van het ontstaan van de schade rechtstreeks op een derde dan wel op zijn verzekeringsmaatschappij te verhalen.

6. De opdrachtgever vrijwaart iQ Events volledig terzake iedere aanspraak, hoe ook genaamd, welke een evenementdeelnemer en/of enige derde jegens iQ Events mocht geldend maken. Deze vrijwaringverplichting geldt ook indien deze overeenkomst om welke reden dan ook (gedeeltelijk) is ontbonden.

Artikel 13 - Uitsluiting en beperking aansprakelijkheid iQ Events
1. iQ Events is niet aansprakelijk voor schade geleden door een deelnemer of opdrachtgever, behoudens het hierna bepaalde. Wanneer iQ Events op grond van artikel 12 aansprakelijk is voor door de opdrachtgever/deelnemer geleden schade, zal haar aansprakelijkheid beperkt c.q. uitgesloten zijn in overeenstemming met de volgende bepalingen:

2. iQ Events is niet aansprakelijk voor schade terzake waarvan de opdrachtgever aanspraak op vergoeding kan maken uit hoofden van een reis- en/of annuleringsverzekering.

3. iQ Events is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade en gevolgschade.

4. iQ Events is nimmer aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het niet-opvolgen van instructies van iQ Events of haar werknemers.

Artikel 14 - Overmacht
1. Onder overmacht wordt verstaan, naast wat op dat gebied in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, alle van buitenaf komende oorzaken en omstandigheden,voorzien of niet voorzien, waarop iQ Events geen invloed kan uitoefenen en waardoor iQ Events niet in staat is haar verplichtingen na te komen.

2. iQ Events heeft ook het recht zich op overmacht te beroepen indien de overmacht, die verdere nakoming van de overeenkomst verhindert, plaatsvindt nadat iQ Events de overeenkomst had moeten nakomen.

3. Tijdens overmacht worden de verplichtingen van iQ Events opgeschort. Indien de periode, waarin door overmacht nakoming van de verplichtingen door iQ Events niet mogelijk is, langer duurt dan twee maanden zijn beide partijen bevoegd om de overeenkomst te ontbinden zonder dat er in dat geval een verplichting tot schadevergoeding bestaat.

4. Indien iQ Events bij het intreden van de overmacht al gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan, of slechts gedeeltelijk aan haar verplichtingen kan voldoen, is iQ Events gerechtigd het reeds uitgevoerde c.q. uitvoerbare deel afzonderlijk te factureren en is de opdrachtgever verplicht deze factuur te voldoen als betrof het een afzonderlijk contract.

Artikel 15 - Verplichtingen van deelnemers
1. De deelnemer(s) is (zijn) verplicht tot naleving van alle aanwijzingen van iQ Events ter bevordering van een goede uitvoering van het evenement. De deelnemer(s) is (zijn) aansprakelijk voor schade veroorzaakt door zijn (hun) ongeoorloofde gedragingen, te beoordelen naar de maatstaf van het gedrag van een correcte deelnemer.

2. De deelnemer die zodanig hinder of last oplevert of kan opleveren, dat een goede uitvoering van het evenement daardoor in sterke mate wordt bemoeilijkt of kan worden bemoeilijkt, kan door iQ Events van (voortzetting van) het evenement of promotie worden uitgesloten.

3. Alle daaruit voortvloeiende kosten komen voor rekening van de deelnemer(s) en/of opdrachtgever, indien en voor zover de gevolgen van hinder of last hem (hen) kunnen worden toegerekend. Indien en voor zover de oorzaak van de uitsluiting de deelnemer(s) niet kan worden toegerekend, wordt hem (hen) en/of opdrachtgever restitutie van de deelneemsom of een gedeelte daarvan verleend.

Artikel 16 - Rente en incassokosten
1. Indien een opdrachtgever niet tijdig (binnen 30 dagen) aan de geldelijke verplichting ten opzichte van iQ Events voldoet, is de opdrachtgever over het nog verschuldigde bedrag een samengestelde rente verschuldigd van 1% per maand.

2. Is de opdrachtgever in gebreke of in verzuim met het nakomen van zijn verplichtingen, dan komen alle redelijke kosten betreffende het verkrijgen van de openstaande vorderingen (daaronder begrepen alle juridische kosten) volledig voor zijn rekening.

Artikel 17 - Geschillenbeslechting
1. Alle geschillen die mochten ontstaan tussen iQ Events en de opdrachtgever, zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Den Haag.

Artikel 18 - Toepasselijk recht
1. Op alle tussen iQ Events en de opdrachtgever te sluiten overeenkomsten, ook wanneer de uitvoering van de dienstverlening buiten Nederland plaatsvindt, is het Nederlandse recht van toepassing.